01 · Pré-analyse. Vérifier l'éligibilité avant tout engagement
Tout commence par un échange destiné à confirmer deux choses : que votre entreprise entre dans le cadre du régime, et que le projet envisagé correspond bien à l'un des cinq volets. Nous regardons la taille de la structure, l'autorisation d'établissement, l'ancienneté et la nature exacte du besoin.
Cette étape sert aussi à recadrer le projet lorsque c'est nécessaire. Un besoin exprimé comme « il nous faudrait un nouveau site » cache parfois un problème de traitement des demandes, qui relève d'un autre dispositif. Mieux vaut le découvrir maintenant qu'après le dépôt.
À l'issue de la pré-analyse, vous savez si vous pouvez prétendre à l'aide, quel volet viser, et quel ordre de budget prévoir entre 3 000€ et 25 000€ hors taxes.
02 · Devis. Formaliser un projet lisible pour l'administration
Le devis est la pièce maîtresse du dossier. Il ne s'agit pas d'un simple montant : l'administration attend un descriptif des livrables, des étapes, du calendrier et de la répartition du budget. Un document vague est la première cause d'allers-retours et de retards.
Nous rédigeons donc un devis structuré, qui décrit ce qui sera produit, comment, dans quel délai, et ce qui reste à la charge de l'entreprise. Vous disposez ainsi d'un document utilisable tel quel pour la demande, et d'un cadre clair pour la suite du projet.
C'est également le moment de figer le périmètre. Les évolutions décidées en cours de route sont possibles, mais elles ne sont pas nécessairement couvertes par l'aide accordée.
03 · Dépôt sur MyGuichet.lu. Introduire la demande avant tout démarrage
La demande s'effectue en ligne sur MyGuichet.lu, avec un certificat LuxTrust ou une identité électronique, par le représentant légal de l'entreprise ou une personne mandatée. Le formulaire est accompagné du devis détaillé et des pièces justificatives relatives à l'entreprise.
La règle absolue du régime tient en une phrase : aucun travail ne doit avoir commencé avant le dépôt. Une prestation entamée, un acompte versé ou une commande signée antérieurement rendent le projet inéligible, sans possibilité de régularisation.
Nous préparons avec vous l'ensemble des pièces et restons disponibles si l'administration sollicite une précision pendant l'instruction du dossier.
04 · Réalisation. Mettre en œuvre le projet une fois le feu vert donné
Une fois l'accord obtenu, le projet démarre selon le périmètre validé. Nous travaillons par étapes courtes, avec des points réguliers, afin que vous constatiez l'avancement plutôt que de découvrir le résultat à la fin.
Chaque livrable prévu au devis est produit, documenté et validé avec vous. Cette traçabilité n'est pas seulement une bonne pratique : elle constitue la preuve de réalisation demandée lors de la demande de versement.
La phase se termine par la mise en service et la prise en main par vos équipes, avec la formation et la documentation nécessaires pour que l'outil vive sans dépendance permanente au prestataire.
05 · Remboursement de 70%. Obtenir le versement de l'aide
Après la livraison, l'entreprise règle les factures du prestataire, puis introduit la demande de versement accompagnée des factures acquittées, des preuves de paiement et des livrables réalisés.
L'aide correspond à 70% des dépenses éligibles, dans la limite d'un projet de 25 000€ hors taxes, soit un maximum de 17 500€ versés à l'entreprise. Le montant est viré sur le compte de la société après validation du dossier.
Le délai de traitement dépend de la complétude du dossier : un dossier documenté dès l'origine, avec un devis précis et des livrables conformes, se traite nettement plus vite qu'un dossier reconstitué a posteriori.
À retenir
Deux points déterminent la réussite d'un dossier SME Package : déposer avant de commencer, et documenter précisément le projet. Le reste relève de la conduite normale d'une prestation. Si vous hésitez sur le volet à viser, un échange de pré-analyse suffit généralement à trancher.